Si voleu augmentar la vostra productivitat, potser penseu a invertir en un curs de gestió del temps o a delegar més tasques. Però, tot i que aquestes són estratègies sòlides, és millor que comenceu sota el vostre nas reorganitzant el vostre escriptori i l'espai d'oficina.
Això és perquè el vostre entorn de treball pot afectar molt la vostra productivitat. De fet, la investigació suggereix que el desordre en el lloc de treball pot dificultar la concentració, perjudicar l'aprenentatge i la memòria, interrompre el processament mental i provocar irritabilitat que pot provocar tensions que consumeixen temps amb els companys de feina. En resum: per a la majoria de la gent, el desordre és un important drenatge de la productivitat i el rendiment general del treball.
Afortunadament, l'antídot contra el desordre que dificulta la productivitat es pot trobar en algunes estratègies senzilles per organitzar el vostre espai de treball. Tant si treballeu en un cubicle, una suite executiva o una oficina a casa, aquí teniu sis consells eficaços d'organització de l'oficina que us ajudaran a augmentar la vostra productivitat.
Idees senzilles d'organització d'oficines
Aquí teniu una visió general bàsica d'algunes de les idees d'organització d'oficines més efectives:
- Comenceu amb una auditoria
- Minimitzar el paper
- Endreça els cables i els carregadors
- Fes feliç l'etiqueta
- Aprofita l'espai de la paret
- Amplieu l'espai del vostre escriptori (sense comprar un escriptori més gran)
Submergem-nos en el fons.
Comenceu amb una auditoria
La primera manera de reduir el desordre i la desorganització de l'oficina és limitar el nombre d'elements de la vostra oficina que necessiten organitzar-se en primer lloc.
Abans de reorganitzar qualsevol cosa, mireu bé tots els elements que hi ha actualment a la vostra oficina. A continuació, ordena'ls en diferents piles (Dona, Conserva i Paperera/Recicla normalment cobreixen les necessitats de la majoria de la gent). Per a cada element, considereu si realment l'utilitzeu o no i si millora la vostra feina o la vostra vida d'alguna manera. Prendre decisions el més aviat possible; si et quedes encallat en un element, passa al següent i torna-hi més tard.
Un cop hàgiu acabat els accessoris d'oficina, poseu-vos a la feina per trobar una llar per a cada element que hàgiu triat conservar. Utilitzeu calaixos i safates d'organització sempre que sigui possible i eviteu guardar articles a la superfície de treball principal del vostre escriptori.
Una nota especial per a les oficines a casa: sempre que sigui possible, eviteu combinar articles per a la llar a l'espai de l'oficina. Mantenir la màxima separació possible per ajudar amb l'organització tant física com mental.
 |
 |
 |
Minimitzar el paper
El paper és un dels pitjors delinqüents quan es tracta de desordre a l'oficina, per la qual cosa és essencial controlar el correu, les factures, les revistes i altres productes de paper.
Comenceu triturant i/o reciclant qualsevol paper que no sigui imprescindible. A continuació, digitalitzeu tots els documents en paper importants que es puguin escanejar i emmagatzemar com a fitxers electrònics.
A continuació, invertiu en un parell de safates de paper que ajudin a organitzar-les per categories (com ara "urgent", "en espera de processament" o "per arxivar" o simplement "llegit" i "no llegit"). Finalment, seguiu aquests consells per apropar-vos el més possible a una oficina sense paper.
 |
 |
 |
Endreça els cables i els carregadors
Desenredar els cables pot ser una gran pèrdua de temps, i els cables que s'amunteguen al terra poden crear un desordre visual que causa estrès i perjudica l'estètica general del vostre espai de treball (a més, són un gran perill d'ensopegada!).
Comenceu per desenredar els cables primer. A continuació, eviteu futurs embolics mantenint junts l'excés de filferro amb clips d'enquadernació. (Simplement enfileu el cable o els cables a través de l'espai obert del clip.)
A continuació, determineu les solucions d'emmagatzematge adequades. Els carregadors etiquetats i retallats amb un enquadernador han d'anar tots al mateix lloc (i s'han de tornar a col·locar en aquest lloc després de cada ús). Els cables que han de romandre fora s'han de mantenir fora del terra; fixeu-los a la part inferior del vostre escriptori.
Fes feliç l'etiqueta
Per descomptat, les etiquetes poden semblar força tipus A, però heu conegut mai una persona de tipus A amb un espai d'oficina desordenat? Agafeu una pàgina del llibre de jocs dels professionals de l'organització i aneu a la ciutat per etiquetar articles d'oficina, des de prestatgeries fins a prestatgeries d'armaris, carregadors, cables, organitzadors de paper, etc. A continuació, guardeu els articles al lloc adequat, cada vegada.
Aprofita l'espai de la paret
Quan utilitzeu la paret com a espai d'emmagatzematge addicional, és com guanyar una habitació nova. Allibereu espai al vostre escriptori i terra transferint tants elements com sigui possible a la paret. Aquí teniu alguns consells:
- Utilitzeu un tauler per emmagatzemar els accessoris d'oficina utilitzats amb freqüència, com ara tisores, cinta adhesiva, etc.
- Puja l'aposta amb contenidors penjants, que haurien de proporcionar espai per a tot, des de grapes fins a gomes elàstiques, xinxetes, estris d'escriptura addicionals, etc.
- Utilitzeu una pissarra d'esborrat en sec per fer una pluja d'idees o mantenir una llista de tasques pendents (i eliminar el bloc de notes de l'escriptori).
- Invertiu en un calendari de paret penjat en lloc de col·locar-ne un a l'escriptori.
- Utilitzeu un tauler de suro per guardar els documents que requereixen la vostra atenció.
- Instal·leu penjadors per mantenir les jaquetes i els jerseis fora de les cadires d'oficina.
Amplieu l'espai del vostre escriptori
Independentment de la mida del vostre escriptori, podeu augmentar la quantitat d'espai de l'escriptori disponible amb uns quants ajustaments senzills. Per exemple:
Penseu en col·locar un carro rodant al costat del vostre escriptori per contenir planificadors, fitxers de paper d'accés freqüent, blocs de notes i molt més. D'aquesta manera, no haureu de trobar una llar per a aquests articles a la part superior del vostre escriptori.
Abandoneu els llums d'escriptori i opteu per un llum de peu o per una il·luminació aèria.
Augmenteu el vostre portàtil o monitor d'escriptori amb un petit prestatge d'escriptori. Això no només us proporcionarà espai d'emmagatzematge sota el prestatge, sinó que també és més ergonòmic per al vostre coll.
Si teniu poc espai al calaix, penseu a instal·lar una cistella sota el prestatge o una altra opció d'emmagatzematge sota el prestatge.
Un cop implementeu aquestes idees d'organització de la feina o de l'oficina a casa i poseu en ordre el vostre espai de treball, el següent repte és mantenir-lo així. Una de les millors estratègies per mantenir una oficina organitzada és tractar els papers i altres articles a mesura que arriben. en comptes d'això, dedica uns minuts a organitzar-te ara per estalviar-te hores de neteja a la carretera.
 |
 |
 |
